Muestreo y gestión de muestras

El muestreo y la gestión de muestras suelen describirse como actividades de control de calidad. Sin embargo, esa definición se queda corta. En realidad, es la frontera crítica entre el material comprado o fabricado y la conclusión analítica que permitirá aceptarlo y liberarlo, o rechazarlo.

Por eso, si el muestreo y la gestión de muestras no se hacen bien, no falla solo una operación puntual. Falla la base sobre la que se apoyan todas las decisiones posteriores.

En la práctica industrial, este punto no siempre recibe la atención que merece. Se invierte en equipos analíticos y en validación de métodos, pero todavía aparecen procedimientos de toma de muestra demasiado genéricos, responsabilidades mal definidas y registros incapaces de reconstruir con precisión qué se tomó, de dónde se tomó y en qué condiciones se mantuvo.

Un resultado puede ser impecable desde el punto de vista analítico instrumental y, al mismo tiempo, no decir nada fiable sobre la calidad real del lote.

El procedimiento de muestreo

Los principios GMP aplicables al muestreo son claros. La muestra debe ser representativa. Debe protegerse frente a contaminación, mezcla o alteración. El material muestreado también debe estar protegido durante la operación de muestreo.

Además, tiene que existir trazabilidad inequívoca respecto al producto/lote y una documentación completa de toda la actividad.

Estos principios se aplican a materias primas, intermedios, producto a granel y producto terminado.

El muestreo debe tratarse como un proceso crítico de calidad. No como una maniobra manual previa al análisis.

Ese cambio de enfoque obliga a revisar todo el sistema que rodea la toma de la muestra: estrategia, instrumentos para muestrear, condiciones ambientales, etiquetado, transporte, conservación y gestión de desviaciones.

No podemos improvisar el muestreo

Un sistema robusto debe definir qué materiales se muestrean, cuándo se realiza la toma, qué cantidad se extrae, sus unidades, cuándo procede utilizar muestras individuales o compuestas y cuáles serán guardadas como muestras de referencia o de retención.

Además, la estrategia debe estar basada en riesgos y ser coherente con las características del producto, del material y del proceso.

Aquí aparece uno de los errores más frecuentes. Se redactan procedimientos que sirven «para todo» y que, precisamente por eso, no sirven bien para nada.

No se muestrea igual un polvo con riesgo de segregación que un líquido homogéneo. Tampoco es equivalente retirar una muestra para análisis rutinario que preparar una muestra de retención destinada a una posible investigación de las autoridades.

Cuando el procedimiento es excesivamente genérico, el operador realiza el trabajo con criterio personal. Y en GMP, esa variabilidad es una fuente clásica de desviaciones.

El procedimiento escrito

El procedimiento debe describir la técnica de toma de muestra, los equipos y utensilios requeridos, las condiciones de higiene, las instrucciones de etiquetado y las medidas a aplicar si se detecta una desviación. También deben evitar una ambigüedad muy habitual: asumir que el operador «ya sabe» cómo actuar. Pero además debe ser gráfico y esquemático para evitar tener que estar leyendo durante cada operación.

En paralelo, los instrumentos para muestrear y los recipientes para guardar las muestras deben ser adecuados al tipo de material, estar limpios y, cuando proceda, esterilizados. Además, no pueden interactuar con el producto ni introducir sesgos. En el caso de instrumentos reutilizables, los procedimientos de limpieza y desinfección deben estar definidos y validados.

La gestión de muestras

Una parte importante de los fallos no aparece en el momento de tomar la muestra, sino después. Cada muestra debe identificarse de forma inequívoca con el nombre del material o producto, número de lote, fecha de muestreo, nombre de quien realizó la toma y tipo de muestra. La actividad debe quedar documentada en un registro de muestreo o en un sistema electrónico validado.

A partir de ahí, el almacenamiento y el transporte dejan de ser cuestiones logísticas menores. Las muestras deben mantenerse bajo condiciones definidas, protegidas de la luz, la humedad y las desviaciones de temperatura, y deben transferirse al laboratorio sin demoras indebidas. Si estas condiciones no se controlan, la representatividad conseguida durante la toma puede perderse antes de que comience el análisis.

Las muestras de referencia y de retención son casos especialmente sensible. Permiten una evaluación retrospectiva de la calidad del lote, por ejemplo, tras la comercialización o durante una reclamación o una retirada. Por eso deben conservarse en cantidad suficiente, durante el periodo exigido, bajo condiciones definidas y con identificación inequívoca.

Deficiencias en muestreo y gestión de muestras

Las deficiencias que encontramos con más frecuencia son bastante reveladoras: estrategias de muestreo ausentes o inadecuadas, muestras no representativas, responsabilidades poco claras, formación insuficiente, documentación incompleta y riesgos de contaminación durante la toma, el transporte o el almacenamiento. El efecto de estos fallos es directo. Pueden invalidar los resultados analíticos y comprometer la liberación del lote.

Por eso, un sistema maduro no se limita a disponer de un PNT archivado. Necesita procesos bien definidos, instrucciones claras, responsabilidades explícitas, formación periódica, revisión de las estrategias de muestreo basada en riesgos, integración dentro del sistema de calidad farmacéutico y autoinspecciones regulares.

Además, la formación de los muestreadores no debería centrarse solo en la técnica manual. Debe incluir fundamentos GMP del muestreo, representatividad de la muestra, prevención de contaminación, documentación, integridad de datos y gestión de desviaciones.