La cualificación de proveedores es mucho más que hacer una auditoría, es una herramienta de evaluación de riesgos. Debe proporcionar un nivel adecuado de confianza, de que los proveedores, vendedores y contratistas puedan suministrar una calidad constante de materiales, componentes y servicios, conformes con los requisitos regulatorios. Un proceso integrado de cualificación de proveedores también debe identificar y mitigar los riesgos asociados de materiales, componentes y servicios.

¿Cuáles son los requisitos exactos para cualificar a un proveedor?

Los requisitos son amplios y complejos. Existen diferentes directivas y regulaciones para medicamentos de uso humano o veterinario, y para medicamentos en investigación.

Artículo 8 de la Directiva de la UE 2001/83 / CE

“La solicitud [de una autorización de comercialización] irá acompañada […] de […] una confirmación por escrito de que el fabricante del medicamento ha verificado el cumplimiento del fabricante de la sustancia activa con los principios y directrices de buenas prácticas de fabricación mediante auditorías.”

Artículo 46 de la Directiva de la UE 2001/83 / CE

“El titular de una autorización de fabricación y/o importación estará al menos obligado […] a utilizar únicamente sustancias activas, que se hayan fabricado de conformidad con las GMP para sustancias activas, y se hayan distribuido de conformidad con las GDP y … para garantizar que los excipientes son adecuados para su uso en medicamentos”.

Artículo 46b de la Directiva de la UE 2001/83 / CE

“Las sustancias activas solo se importarán si se han fabricado de conformidad con GMP, al menos equivalentes a las establecidas por la Unión Europea”. Esto se puede mostrar mediante una confirmación por escrito (Written Confirmation), si el país exportador está incluido en la llamada lista blanca, o si se ha otorgado una exención.

Directrices EU-GMP Capítulo 5 (Producción):

  • 5.27 “La selección, calificación, aprobación y mantenimiento de proveedores de materiales de partida, junto con su compra y aceptación, deben documentarse como parte del sistema de calidad farmacéutica …”
  • 5.29 ” Deben realizarse auditorías a los fabricantes y distribuidores de sustancias activas para confirmar que cumplen con los requisitos de GMP y las GDP. (…) Las auditorías deben ser de una duración y alcance adecuados para garantizar que se realiza una evaluación clara de las GMP; (…). El informe [de auditoría] debe reflejar completamente lo que se hizo y se vio en la auditoría, con cualquier deficiencia claramente identificada. Se deben implementar las acciones correctivas y preventivas requeridas. Se deben realizar auditorías adicionales a intervalos definido por el proceso de gestión de riesgos de calidad para garantizar el mantenimiento de las normas y el uso continuo de la cadena de suministro aprobada “.
  • 5.45 “A la selección, cualificación, aprobación y mantenimiento de proveedores de materiales de embalaje primarios e impresos se les prestará una atención similar a la que se da a los materiales de partida”.

Directrices EU-GMP Capítulo 7 de las EU-GMP (Actividades subcontratadas)

Describe las responsabilidades del otorgador del contrato, en lo que respecta a la fabricación y ensayos. Es necesario asegurar el control de las actividades subcontratadas, incorporando principios de gestión de riesgos de calidad e incluyendo revisiones continuas de la calidad del desempeño del proveedor. Las auditorías son una herramienta útil para evaluar la “legalidad, idoneidad y competencia del proveedor”.

El titular de la autorización de fabricación es responsable por ley de la cualificación de sus proveedores, pero de hecho, esta es una de las tareas de la persona calificada (QP – Qualified Person). El QP del titular de la autorización de comercialización es responsable de certificar el producto farmacéutico para su puesta en el mercado y se hace responsable de garantizar que todos los aspectos de la cadena de suministro se hayan realizado bajo las GMP apropiadas. Sin embargo, de acuerdo con el Capítulo 2 de las Directrices EU-GMP, los jefes de Producción, Control de Calidad y Garantía de Calidad comparten la responsabilidad de aprobar y monitorizar a los proveedores de materiales (2.9).

Proceso de cualificación de un proveedor

Al comienzo del proceso se deben identificar y especificar los requisitos reglamentarios del tipo de material, componente o servicio, y el tipo de producto implicado (producto farmacéutico humano / veterinario o IMP).

Las auditorías, en caso de ser necesarias, deben planificarse y ejecutarse, para demostrar el cumplimiento de los proveedores con los requisitos del usuario (URS – User Requirement Specification).

Pero una auditoría exitosa no es el final del proceso de calificación. Debe evaluarse periódicamente el cumplimiento de los proveedores con los requisitos aplicables. Deben evaluarse los cambios (por ejemplo, proceso de fabricación, etc.) que presentan un riesgo particular para el cumplimiento de los requisitos. Es necesario que exista un mecanismo para que cualquier cambio realizado por el proveedor, que pueda tener un impacto en el estado de GMP, o en los parámetros de producción o control, tenga que ser acordado antes de implementarlo. El proveedor también debe notificar inmediatamente el descubrimiento de cualquier desviación / incumplimiento / queja que pueda tener un impacto en los servicios prestados, y definir las acciones correctivas necesarias.

El uso de intermediarios (Brokers)

Algunas materias primas solo están disponibles a costos razonables si se compran a través de un intermediario. Si el material es crítico para el proceso (Ejemplo un API o un excipiente clave), esto puede dar una complejidad adicional al proceso y debe investigarse a fondo por los departamentos de QA y RRAA, antes de realizar cualquier pedido. Los Brokers también deben estar cualificados. Esto debe hacerse teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en las Directrices GDP de la UE.