Defectos importantes en la gestión de incidencias, desviaciones o no conformidades

Los defectos más frecuentes son de cuatro tipos

DEFECTO TIPO 1: Fallos en el planteamiento del problema

Normalmente los problemas no están bien planteados desde el inicio. Generalmente no se registra bien lo que ha sucedido, no hay datos suficientes para conocer con detalle el alcance ni la gravedad, y muchas veces se postulan posibles causas sin la debida investigación.
Los problemas deben plantearse identificando su alcance (producto, proceso o sistema), y preferiblemente con datos cuantitativos que permitan saber lo que ha sucedido en términos medibles, analizando el evento dentro del diagrama general del proceso.

DEFECTO TIPO 2: Fallos en la investigación del problema

Generalmente las investigaciones son poco claras, superficiales o no concluyentes, muchas veces no se llega a conocer el origen del problema, o se abusa de causas como el error humano.
El propósito de la investigación es averiguar exactamente como se ha originado el problema para poder asignar la o las causas raíz que lo han generado. La formación no debe ser un parche para tapar agujeros y el error de operario no debe ser una excusa para problemas inexplicados.
En esta etapa, los diagramas de causa y efecto son una herramienta muy útil para ganar tiempo, reducir esfuerzos y llegar a conclusiones fiables y sólidas.

DEFECTO TIPO 3: Fallos en las acciones correctivas y preventivas (CAPA)

Muchas veces no se tiene clara la diferencia entre corrección, acción correctiva y acción preventiva, y los problemas se repiten una y otra vez, porque las medidas que se adoptan para solucionarlos no son eficaces.
Las acciones correctivas y preventivas deben estar diseñadas para eliminar las causas que han originado el problema, y deben cumplir con unas premisas fundamentales:

1. Deben ser estables y no desaparecer o disminuir con el tiempo
2. No deben desplazar el problema o crear otro por no haber analizado su repercusión
3. Deben ser equilibradas en cuanto a su coste/beneficio

DEFECTO TIPO 4: Fallos en el seguimiento de la solución

Es habitual encontrar acciones que se han implementado mucho tiempo después de lo planificado inicialmente, y muchas otras que finalmente nunca han llegado a ponerse en práctica.

En esta etapa también es necesario cumplir ciertos requisitos:

1. Las acciones a tomar deben ser realmente eficaces, que resuelvan el problema de raíz.
2. Es esencial definir tareas, plazos y responsabilidades realistas.
3. El seguimiento de las acciones correctoras es responsabilidad del departamento donde se ha originado el problema.

La Gestión EFECTIVA de incidencias, desviaciones y no conformidades es el objetivo del Intensive Training Course: THE CAPA WORLD, que realizaremos en Barcelona el 22 de Mayo de 2012.

Nuestro objetivo: Reducir la complejidad del sistema para hacerlo más efectivo, poco burocrático y orientado a la solución real de los problemas.

Nuestro lema: MENOS PAPEL Y MÁS SOLUCIONES

Analizaremos una por una, y detalladamente, las cuatro etapas necesarias para optimizar y hacer que el sistema sea realmente efectivo.

Iremos avanzando por todo el proceso, desde la deteción del problema y su definición con datos medibles y contrastables, hasta la evaluación de la eficacia real de las acciones correctivas definidas, pasando por las etapas de investigación a fondo de las diferentes causas que pueden haberlo originado, y la elección de las acciones correctivas y preventivas más adecuadas.

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La mayoría de las observaciones durante las inspecciones son causadas por fallos del sistema de calidad del laboratorio, en la gestión de desviaciones y en el sistema CAPA.

En muchos casos, la desviación ya era conocida por la compañía farmacéutica, pero a pesar de ello, no se había realizado una investigación de las causas que la habían generado, ni se habían tomado acciones adecuadas para corregirla y evitar que se repita en el futuro.

Algunos ejemplos de desviaciones relacionadas con este tema:

1. Fallos a la hora de realizar la investigación para determinar la causa raíz.
2. Fallos al definir las acciones correctivas y preventivas a implementar
3. Fallos al documentar las acciones correctivas y preventivas que se hayan decidido
4. Fallos al evaluar el alcance de una desviación sobre otros lotes o productos relacionados

El Sistema de Calidad Farmacéutico definido en ICH Q10 (Pharmaceutical Quality System), junto con las nuevas estrategias GMP de FDA y EMA, hacen mucho énfasis en la importancia de implementar y mantener un buen sistema de gestión de desviaciones y CAPA, como motor principal de la mejora continua.

En ASINFARMA somos expertos en el diseño, implantación, seguimiento y evaluación de sistemas CAPA y Deviation Management System.

La respuesta es que es un requisito exigible, ya que está definido en el Capítulo 1 de las GMP EU y en el Anexo 20. Todos los laboratorios farmacéuticos y fabricantes de APIs deben tener implantado un Sistema de Gestión de Riesgos de Calidad (QRM – Quality Risk Management).

Durante una inspección, los inspectores revisarán, dentro de la Sección Calidad, el Sistema de Gestión de Riesgos de Calidad junto con las reclamaciones, desviaciones, retiradas de mercado, PQR, etc.

Los inspectores también pueden examinar las valoraciones específicas de riesgos (risk assessment) que se les presenten durante una inspección, y requerir, si lo ven necesario, un resumen de las valoraciones, decisiones y conclusiones a las que se ha llegado, y una copia del análisis de riesgos para considerarlo luego de la inspección.

Las posibles deficiencias que encuentren se valorarán dependiendo de su significancia. Normalmente, una falta completa del sistema se clasificaría como “deficiencia mayor”, mientras que desviaciones menores pueden clasificarse dentro de “otras”. Una “deficiencia crítica” sería si la valoración de riesgos ha justificado inadecuadamente la puesta en el mercado de un producto peligroso para la salud humana.

En ASINFARMA somos expertos en implantar el Sistema de Gestión de Riesgos de Calidad y en la formación especializada sobre la manera práctica de hacer análisis de riesgos.

En el Curso de Formación Práctica Gestión de Riesgos-Quality Risk Management que realizaremos el 09 de Mayo en Barcelona, realizaremos ejercicios reales a aplicación industrial. Aquí podéis bajar el programa completo del curso.

Para la FDA, las retiradas de mercado (recalls) pueden producirse a iniciativa propia de la compañía, o por una solicitud de la propia Agencia.

La FDA espera que la compañía retire voluntariamente el producto que tiene algún defecto, si éste puede ser peligroso para la salud humana. Se dice que la FDA no tiene autoridad legal para obligar la retirada de mercado de un medicamento, sin embargo, lo que sí puede hacer, es tomar muchas acciones legales contra un fabricante que persista en comercializar un producto defectuoso, tales como la confiscación o la intimación entre otras.

Si el laboratorio reusa retirar el producto del mercado, si hay razones suficientes para suponer que la retirada no ha sido efectiva, o si se descubre que el incumplimiento continúa, la FDA puede ordenar la confiscación, el embargo, la incautación u otras acciones legales oportunas.

La FDA también espera que los laboratorios investiguen tanto los lotes ya liberados como los rechazados, en busca de potenciales defectos que justifiquen una eventiual retirada de mercado. Los fabricantes deben establecer y seguir procedimientos escritos para revisar periódicamente las reclamaciones, retiradas, devoluciones o productos recuperados, e investigar las posibles discrepancias que puedan encontrarse.

También deben revisar una cantidad apropiada de lotes, tanto aprobados como rechazados, y si es necesario, los registros asociados con ellos, para asegurar que cualquier producto potencialmente defectuoso se investiga en profundidad y se toman las adecuadas acciones de seguimiento.

En ASINFARMA somos expertos la implantación de sistemas de calidad GMP que pongan en práctica este tipo de mecanismos, de una manera efectiva y cuidando la relación coste-beneficio de los trabajos.

Aquí podéis encontrar información más detallada.

La Estrategia de Control es un conjunto de controles, derivados del conocimiento y la comprensión actual del proceso, que asegura el funcionamiento del proceso y la calidad del producto.

Los controles pueden incluir atributos y parámetros relacionados con el principio activo y los materiales y componentes del medicamento, las instalaciones y condiciones operativas de los equipos, los controles en proceso, las especificaciones finales y los métodos y la frecuencia de monitorización y control asociados.

Estrategia de mínimos y Quality by Design

Las estrategias de control son independientes del método de desarrollo utilizado, ya sea mínimos o QbD, e incluyen diferentes tipos de controles para asegurar la calidad del medicamento, como controles en proceso y controles sobre producto final.

Cuando el desarrollo farmacéutico se realiza según una estrategia de mínimos, la estrategia de control suele ser empírica y recaer sobre muestreos discretos y análisis sobre producto final.

Cuando se utiliza QbD, la estrategia deriva del uso sistemático de estudios científicos y de riesgos, y los ensayos y la monitorización suelen realizarse dentro del proceso (in-line, on-line ó at-line).

En ambos casos, los requisitos GMP para la liberación de lotes son los mismos.

Estrategias de Control y Espacio de Diseño

Cuando se desarrolla y aprueba un Espacio de Diseño, la Estrategia de Control proporciona el mecanismo necesario para asegurar que el proceso de fabricación se mantiene permanentemente dentro de la esfera de actividad descrita en el Espacio de Diseño.

Cuando se presenta el dossier de registro, debe incluirse una propuesta de ensayos alternativos o estrategias de monitorización, para el caso en el que puedan fallar los sensores de monitorización descritos. Esta estrategia alternativa puede incluir ensayos clásicos sobre producto final, o cualquier otra posibilidad que mantenga el nivel de calidad aceptable.

El fallo de los sensores de monitorización debe gestionarse con una desviación de calidad y puede ser revisado durante una inspección regulatoria.

Especificaciones de producto

En principio, no hay diferencia entre las especificaciones de producto utilizando estrategia de mínimos o QdD. En el caso de QbD, la estrategia de control puede facilitar el alcanzar las especificaciones finales, vía liberación a tiempo real. En todo caso, el producto final debe cumplir siempre con sus especificaciones.

Entre esas observaciones, los fallos al realizar la investigación de incidencias y desviaciones de proceso ha sido la que con más frecuencia ha detectado la FDA en 2007, 2006 y 2005.

Si miramos esto detalladamente, resulta obvio que la causa de la mayoría de los problemas se origina por defectos en los procedimientos de Gestión de Desviaciones y CAPA (Corrective & Preventive Actions).

En muchos casos, los laboratorios identifican las desviaciones, pero no terminan de investigarlas en profundidad y por lo tanto no llegan a definir acciones correctivas y preventivas adecuadas.

Algunos ejemplos de problemas encontrados:

1. Realización de investigaciones poco rigurosas y que no se extienden a los lotes o productos relacionados.
2. No se indica si la desviación se solucionó rápida y correctamente.
3. No se siguen los procedimientos que indican como debe realizarse la investigación ni se completan las acciones correctivas acordadas
4. No se registran las investigaciones realizadas ni los resultado obtenidos

El estado actual de los Sistemas de Calidad (FDA Quality System Guide, ICH Q10, etc.), enfatiza clara y contundentemente la relevancia de una buena gestión de las desviaciones y de los planes de acciones correctivas y preventivas para evitar que se repitan en el futuro.

En ASINFARMA tenemos experiencia en Gestión de Desviaciones y CAPA y en su puesta en marcha en el Área Industrial Farmacéutica, de manera práctica y efectiva, optimizando tiempos y recursos.